Come organizzare al meglio il tuo evento con l’etichettatrice giusta

Organizzare un evento e ottenere ottimi risultati è possibile anche grazie all’uso dell’etichettatrice giusta, in grado di dare l’asset adeguato alla gestione del tutto, semplificando i processi. Scopriamo come.

Progettare un evento: cosa vuol dire

La pianificazione di un evento di qualsiasi genere (pubblico, privato, formale, informale) rappresenta un impegno notevole, da affrontare con l’approccio e gli strumenti giusti.

Questi ultimi vengono individuati in sede di progettazione, attraverso la compilazione di una matrice, ossia uno schema all’interno del quale vengono riportate tutte le informazioni salienti dell’evento:

• Tipo di attività;
• Luogo di svolgimento;
• Date e scadenze, responsabili e referenti;
• Collaboratori presenti e qualsiasi altro dato che concorra ad agevolare la gestione complessiva dell’evento.
• Naturalmente, ai fini di un adeguato svolgimento di un qualsiasi evento, l’organizzazione delle risorse (materiali e documentali) ricopre un ruolo fondamentale.

Questa fase della progettazione può essere implementata efficacemente anche mediante il ricorso ad una corretta etichettatura.

Il ruolo dell’etichettatura nell’organizzazione degli eventi

Qualora l’organizzazione riguardi una conferenza, un convegno, un seminario o un altro evento dello stesso tenore, l’etichettatura può servire anche a catalogare le cartelline con il materiale cartaceo da consegnare ai relatori ed ai partecipanti (dispense e simili), così da gestirne perfettamente la distribuzione.

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Utilizzi tecnici dell’etichettatura nell’ambito di un evento: il buffet, i percorsi, le norme igienico sanitarie

L’organizzazione di alcune tipologie di eventi coinvolge anche diversi aspetti di natura prettamente tecnica.

• Laddove, ad esempio, sia previsto un rinfresco o un buffet, l’etichettatura serve a stoccare e conservare correttamente gli alimenti – anche già lavorati – e facilitarne la preparazione per la loro somministrazione.
• Similarmente, se l’evento richiede l’utilizzo di particolari dotazioni tecnologiche (microfoni, audioguide, tablet), le etichette possono servire tanto ad ottimizzare tanto la gestione dei dispositivi quanto all’assegnazione degli stessi.
• Infine, non va sottovalutata un’altra funzione significativa dell’etichettatura: il rispetto delle norme igienico sanitarie per lo svolgimento degli eventi in presenza.
• Mediante apposite etichette è, infatti, possibile comunicare ai partecipanti i percorsi da seguire, i posti da occupare, le istruzioni per l’accesso ai locali, la localizzazione di dispenser per igienizzante e dei dispositivi per il rilevamento della temperatura corporea.

Cosa chiediamo ad una buona etichettatrice per eventi?

In genere, quando ci si trova a pianificare un evento si hanno tempi stretti, anzi strettissimi; servono, quindi, dispostivi che ci facciano risparmiare tempo, leggeri e con la possibilità di stampare a distanza, immagini a colori, loghi aziendali e foto del personale.

La stampa di etichette dovrebbe essere impostata a lunga durata da PC, Mac e Smartphone tramite la connettività USB e Wi-fi integrati.

Ma non solo: le etichettatrici dovrebbero essere dotate della funzionalità di stampa di QRCode e in grado di stampare etichette collegabili tramite USB a device quali Pc, Mac, Smartphone, Android, tablet.

Gran parte delle etichettatrici Brother* che trovate qui sono perfette allo scopo.

Per necessità specifiche, è possibile contattare l’assistenza per una consulenza gratuita sul tipo di etichettatrice adatta all’evento da pianificare.

Essendo Fastbrain* un vero e proprio partner di aziende e contesti professionali e non un semplice “store online”, è possibile ricevere un servizio all inclusive, che va oltre la pura vendita del prodotto.

• Leggi anche la nostra Guida agli acquisti delle etichettatrici.

Quali etichettatrici utilizzare per migliorare la gestione del tuo evento?

La scelta dell’etichettatrice deve essere valutata anzitutto in relazione al tipo di evento da organizzare;

In linea di principio, è consigliabile anzitutto dotarsi di stampanti affidabili, in grado di stampare etichette di qualità (chiare e ben leggibili) nonché nel formato più adatto alle specifiche esigenze tecniche correlate alla natura dell’evento.

Da questo punto di vista, le stampanti Brother rappresentano un’ottima soluzione, sia per l’ampia varietà di opzioni disponibili sia per i riscontri prestazionali.

La stampante Brother VC-500W, ad esempio, è un device compatto che consente di produrre etichette con qualsiasi combinazione cromatica, integrando anche immagini a colori, grazie all’utilizzo di uno speciale tipo di carta.

• Inoltre, la stampante è in grado di connettersi a PC e tablet, stampando i file mediante il software di progettazione P-touch Editor;
• Infine, utilizzando l’app gratuita “Color Label Editor”, consente di progettare e stampare etichette anche da dispositivi mobili, implementando un elevato grado di flessibilità per una gestione più ‘smart’ dell’etichettatura.

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