Sommario
- 1 ¿Hardware y software para la gestión de inventarios? He aquí por qué son útiles
- 2 Hardware y software para la gestión de inventarios: de esto se trata
- 3 Inventario de almacén: ¿qué es?
- 4 Tipos de inventario de la empresa: éstos son
- 5 Hacer inventario: así se hace
- 6 Inventario: ¿papel, Excel o SGA?
- 7 Inventarios con SGA: ventajas
- 8 Inventario con productos con código de barras
- 9 Inventario: por qué es importante hacerlo bien
¿Hardware y software para la gestión de inventarios? He aquí por qué son útiles
Cuando se trata de gestionar correctamente el inventario, siempre surgen numerosos problemas, varios dilemas y otras tantas dificultades. Le guste o no, es una de esas tareas que no resultan nada fáciles.
No basta con tener una buena experiencia o un conocimiento profundo del sector: también se necesitan las herramientas adecuadas para facilitar toda la tarea.
Estos accesorios no son opcionales, sino esenciales. Dentro de una empresa, no deben ser un extra opcional, sino algo estándar. No es casualidad que las empresas más grandes y con más éxito del mundo dependan en gran medida de su elección de hardware y software para la gestión de inventarios. Estas herramientas pueden detectar errores, hacer un seguimiento de los pedidos, gestionar inventarios y realizar otras muchas acciones. Lo importante es aprender a utilizarlos bien; una vez que pueda hacerlo, toda la tarea de gestión del inventario corporativo será más fácil de realizar.
Hardware y software para la gestión de inventarios: de esto se trata
Se trata de sistemas creados específicamente para ayudar a supervisar el inventario y todas las acciones relacionadas con él.
No hay que pensar en ellos como sistemas automáticos que hacen el trabajo en lugar del personal; al contrario, hay que utilizarlos de la forma adecuada para obtener los beneficios deseados. Estos programas son capaces de realizar un seguimiento exhaustivo de los niveles de inventario, las entregas, las ventas, los ingresos, los pedidos, por quién, y mucho más.
Implantar una infraestructura tecnológica de este tipo en las instalaciones de la propia empresa no es tan difícil como podría parecer en un principio. Ni mucho menos: hacerlo es fácil, entre otras cosas por la constante evolución de los propios programas.
Son accesorios que se adaptan muy bien a cualquier tipo de empresa, desde las más pequeñas hasta las que cuentan con una plantilla especialmente numerosa. A esto se añade otro factor que hay que tener en cuenta: el coste. Estos productos no son demasiado caros y, al mismo tiempo, pueden considerarse una inversión con un retorno de la inversión prácticamente garantizado.
Gracias a la utilización de estas herramientas, será posible, en efecto, evitar los errores clásicos derivados de una gestión anacrónica del inventario en los almacenes, sin dejar de verificar la presencia de existencias, su localización, la comprensión de diversas informaciones complementarias, etc.
Estos productos ofrecen a las partes interesadas una visión completa de la gestión de almacenes. Sin estas herramientas, este procedimiento esencial podría realizarse mal, lo que sin duda afectaría negativamente al balance de la empresa e incluso podría provocar una disminución del volumen de negocio. Y no sólo eso: los sistemas informáticos de este tipo ayudan a planificar las compras de manera que se eviten los despilfarros o los diversos errores que tradicionalmente se cometen en esta fase. Una cuestión muy similar se refiere a la posterior distribución de mercancías en el almacén.
Inventario de almacén: ¿qué es?
Se trata de una lista con todos los detalles de los distintos artículos que una empresa guarda en su almacén. Estos artículos se agrupan en inventarios basados en categorías homogéneas. A continuación, deben clasificarse y evaluarse en función de sus características.
El valor de estos productos se consigna posteriormente en el balance de la empresa y representa un coste que afecta a la rentabilidad de la empresa. Precisamente por esta razón, un error en esta partida del balance podría acarrear toda una serie de problemas, obligando a la empresa a poner remedio de alguna manera. Mejor no dejar que esto ocurra, ¿verdad?
Los programas informáticos ayudan no sólo a hacer inventario, sino incluso a comprobar los niveles de existencias y establecer que las características de los productos restantes coinciden con los distintos datos introducidos en los sistemas informáticos internos de la empresa. Es, por tanto, lo que a todos los efectos puede considerarse un trabajo polivalente. Otras acciones que realiza este tipo de sistema son:
– La identificación de mercancías caducadas o en fase de deterioro;
– El control de las existencias obsoletas;
– El análisis de las mercancías que ocupan espacio en los almacenes genera costes de almacenamiento innecesarios, que podrían asignarse de otras formas;
– La búsqueda de incoherencias en el inventario, debidas principalmente a errores de los operarios o de otros sistemas informáticos;
– Ayuda a almacenar y catalogar las mercancías, para que no se pierdan por robo, error, extravío u otras causas.
Tipos de inventario de la empresa: éstos son
En la actualidad, existen varias categorías de inventarios de empresa que hay que tener en cuenta. Principalmente hay que recordar tipos de inventario como:
Anual
Esto último sólo se hace una vez al año, en el momento de cerrar el presupuesto, que en Italia tiene lugar en los primeros días de enero. Estos inventarios son habituales en empresas que no tienen grandes cantidades de bienes almacenados.
Por supuesto, el inventario anual incluye muchas desventajas. Una de ellas es la detección de incoherencias en el inventario, siempre que el análisis del inventario se realice una sola vez al año. Los sistemas informáticos ayudan mucho en este caso, ya que permiten hacer inventario con mucha más frecuencia. Esto, a la larga, se traduce en la posibilidad de detectar errores y limitar gastos innecesarios.
En rotación
Este tipo de inventario se realiza periódicamente (semanal, mensual, trimestral, etc.) en función de las necesidades específicas de la empresa. En general, este tipo de inventario se realiza en periodos de baja actividad para catalogar todos los productos que se almacenan en el propio almacén.
Permanente
Entre los distintos tipos de inventario, no se puede olvidar el inventario permanente, que es quizá la categoría más importante. Este último se realiza a menudo y es en este tipo en el que se utilizan ampliamente los programas informáticos de análisis de almacenamiento.
Estos sistemas pueden analizar el movimiento de mercancías sin demasiada dificultad y sin necesidad de interrumpir la propia actividad. Gracias a accesorios de este tipo, es posible intervenir de forma especialmente selectiva para saber si hay errores en el almacenamiento y cómo resolverlos.
El uso de estos sistemas informáticos también ayuda a simplificar considerablemente todo el trabajo realizado por el departamento de compras. Además, el software utilizado para este fin puede configurarse para que compruebe automáticamente las mercancías entrantes o salientes, proporcionando al SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) los datos necesarios para llevar a cabo las actualizaciones del inventario.
Hacer inventario: así se hace
Al hacer el inventario, siempre es mejor realizar todos los pasos de forma que nada falle. Así se evitan errores y se puede terminar el trabajo.
Entre los pasos que hay que dar para hacer el inventario sin cometer errores figuran los siguientes:
1) La determinación de la metodología, de la que también depende el análisis de las existencias almacenadas. Como es de suponer, se trata de saber qué existencias figurarán en el inventario y cómo se agruparán (por volumen, por unidades, por valor económico o por peso).
Una vez establecidos estos parámetros, se puede pasar a la etapa siguiente: el análisis ABC para clasificar las acciones en función de su volumen de negocios.
2) Llegados a este punto, se puede proceder a la formación de los operarios. De hecho, los empleados de la empresa tienen que saber trabajar correctamente. Hay que darles las herramientas con las que hacer inventario. Si se utilizan sistemas informáticos, sería aconsejable explicar a los empleados cómo utilizarlos, qué hacer y qué no hacer para evitar errores.
3) También es aconsejable aprovechar los periodos de baja actividad, ya que son los mejores para hacer inventario. No se ejerce demasiada presión sobre los empleados y las acciones realizadas no se limitan únicamente a los pasos operativos del almacén. Los mejores profesionales del mundo que se dedican a este tipo de actividades recomiendan hacer inventario precisamente en esos momentos, para tener bajo control más factores.
4) Hay otro paso que cumplir: el aviso a los proveedores. Hacer inventario, de hecho, puede paralizar tanto la salida como la entrada de mercancías. Por eso es necesario avisar a los proveedores para que se adapten al inventario y no envíen mercancía nueva justo cuando se están catalogando las almacenadas.
5) Por último, no hay que olvidar todo lo relativo al control de los documentos y herramientas utilizados en la gestión de inventarios. En particular, la documentación pertinente debe prepararse con antelación para evitar los problemas que a menudo surgen en el último minuto, obligando al equipo de trabajo a correr para ponerse a cubierto. Esto también se aplica a los dispositivos utilizados, que deben prepararse y comprobarse para que funcionen bien y no creen problemas.
Inventario: ¿papel, Excel o SGA?
En función de las necesidades de la empresa, pueden elegirse diversos soportes para la recopilación de inventarios. Primero hay que elegir el tipo: ¿es mejor un catálogo digital o un catálogo impreso? En los últimos tiempos, la gente prefiere hacerlo digital por las diversas ventajas que ofrece. A continuación, hay que elegir el tipo de inventario digital: ¿confiar en Excel o en un software de gestión (SGA)?
Sin embargo, hay que decir que los inventarios en papel son los más fáciles de hacer. Se hacen bastante rápido y el trabajo no cuesta mucho, aunque sí lleva más tiempo.
Por otra parte, la aplicación de tales soportes corre el riesgo de exponer a la empresa a una amplia gama de problemas. Por ejemplo, el uso de inventarios en papel aumenta la probabilidad de error humano.
La posibilidad de que se produzcan errores humanos se reduce al mínimo en el caso del uso del inventario digital. Por ejemplo, el uso de hojas de cálculo Excel permitirá cierta automatización.
En este caso, incluso se pueden utilizar varias extensiones que pueden recibir datos de escáneres de códigos de barras, acelerando así todo el proceso de introducción de datos. El uso de hojas de cálculo Excel es más preciso que los inventarios en papel, pero a largo plazo no garantiza una precisión suficiente en el control de las existencias.
El software SGA, útil para la gestión de inventarios, permite controlar tanto la ubicación de los productos como los datos de inventario. No en vano, estos programas son muy utilizados precisamente por las empresas que necesitan calidad, precisión y rapidez de uso.
Inventarios con SGA: ventajas
Gracias a estos programas, es posible hacer inventario sin cometer errores de ningún tipo. El enfoque de los programas informáticos de este tipo se centra en la precisión. Las empresas que manejan un gran número de productos no pueden prescindir de él, ya que hay muchos cálculos de existencias.
Los sistemas avanzados de este tipo realizan diversas acciones complejas en lugar del ser humano, y es también por esta razón por la que aún hoy varias empresas, sobre todo pequeñas y medianas, prefieren confiar en el papel o en Excel, con todos los problemas que ello puede conllevar.
Sin embargo, según las estimaciones, se espera que este escenario cambie pronto, debido también a las mayores funciones que ofrecen los sistemas SGA en comparación con el papel o Excel. El almacenamiento de mercancías en almacenes ya está cambiando rápidamente. Cada vez más empresas confían en programas informáticos específicamente diseñados para la gestión de inventarios.
Inventario con productos con código de barras
Cada inventario está condicionado por el sistema de identificación de mercancías. Estos sistemas son muy variables y van desde los escáneres de códigos de barras comunes hasta las etiquetas RFID.
Hoy en día, los códigos de barras siguen siendo el sistema de identificación de productos más utilizado en el mundo: es barato, eficaz y universal. Este código es leído por un dispositivo especial de reconocimiento y la transferencia de información se produce de forma casi instantánea. Los datos se transmiten al software del SGA mediante ondas de radio y es posible comprobar la presencia de mercancías en el almacén directamente desde el terminal.
Otra alternativa son los inventarios con etiquetas RFID (identificación por radiofrecuencia), que se caracterizan por una mayor rapidez en las operaciones. La base de esta tecnología son las ondas de radio, útiles para transmitir información sobre un artículo.
Cada producto incluye una etiqueta que puede almacenar estos datos, que posteriormente pueden modificarse. Entre las ventajas está el no tener que utilizar un escáner para «leer» el producto.
Inventario: por qué es importante hacerlo bien
Con un inventario bien hecho, es posible minimizar los costes y aumentar los beneficios, y las soluciones digitales, como las etiquetas RFID, permiten hacerlo con especial rapidez. Por eso tiene sentido confiar en soluciones innovadoras que puedan dar ventaja a la empresa.
Hay que hacerlo lo antes posible, para mejorar de inmediato el aspecto logístico de la propia empresa y estar así a la altura de los tiempos, lo que al fin y al cabo es un verdadero imperativo para todas las empresas con mentalidad ganadora.
