Sommario
- 1 Hardware e software per la gestione degli inventari? Ecco perché sono utili
- 2 Hardware e Software per la gestione dell’inventario: ecco di cosa si tratta
- 3 Inventario del magazzino: ma cos’è?
- 4 Tipologie d’inventario aziendale: ecco quali
- 5 Fare l’inventario: ecco come
- 6 Inventario: cartaceo, Excel o WMS?
- 7 Inventari con WMS: i vantaggi
- 8 Inventario con i prodotti dotati dei codici a barre
- 9 Inventario: ecco perché è importante che venga fatto bene
Hardware e software per la gestione degli inventari? Ecco perché sono utili
Quando si tratta di eseguire una corretta gestione degli inventari nascono sempre numerosi problemi, vari dilemmi e altrettante difficoltà. Può piacere oppure no, ma si tratta di uno di quei compiti che non sono affatto facili.
Non basta semplicemente avere una buona esperienza o una profonda conoscenza del settore: occorre anche possedere gli strumenti giusti che possano facilitare l’intero compito.
Tali accessori non sono opzionali, ma fondamentali. All’interno di un’azienda non devono essere un optional, ma di serie. Non a caso, le più grandi aziende mondiali, nonché quelle con il maggior successo, fanno un ampio affidamento proprio su ciò che riguarda la scelta di Hardware e Software per la gestione degli inventari. Questi strumenti sono infatti in grado d’individuare gli errori, tener traccia degli ordini, gestire le giacenze e svolgere numerose altre azioni. L’importante è imparare a usarli bene; una volta che ci si riesce, l’intero compito di gestione dell’inventario aziendale diventa più facile da svolgere.
Hardware e Software per la gestione dell’inventario: ecco di cosa si tratta
Si tratta di sistemi creati appositamente per aiutare nel monitoraggio dell’inventario e di tutte le azioni collegate ad esso.
Non bisogna pensare che siano sistemi automatici che svolgono il lavoro al posto del personale, anzi, vanno comunque utilizzati nella maniera giusta per ottenerne i vantaggi desiderati. Tali programmi sono in grado di svolgere un completo monitoraggio in merito a ciò che concerne i livelli dell’inventario, le consegne, le vendite, i guadagni, gli ordini, da chi è stata svolta la gestione e molto altro ancora.
Implementare una simile infrastruttura tecnologica nel proprio impianto aziendale non è così difficile come potrebbe inizialmente sembrare. Tutt’altro: farlo è facile, anche per via della costante evoluzione dei programmi stessi.
Si tratta di accessori che si possono adattare benissimo a qualsiasi tipologia d’impresa, spaziando da quelle più piccole fino alle aziende con un organico particolarmente vasto. A questo si aggiunge un altro fattore che bisogna considerare: il costo. Tali prodotti non hanno prezzi troppo elevati e al contempo si possono considerare come un investimento con un ROI praticamente garantito.
Grazie all’uso di questi strumenti sarà infatti possibile evitare i classici errori derivanti da una classica ed anacronistica gestione degli inventari nei magazzini, verificando comunque la presenza delle scorte, le loro ubicazioni, capire varie informazioni extra e così via.
Tali prodotti forniscono agli interessati una completa panoramica relativa alla gestione del magazzino. Senza questi strumenti questa procedura essenziale potrebbe essere svolta male, cosa che sicuramente influirebbe negativamente sul bilancio dell’azienda e potrebbe persino portare ad una diminuzione del fatturato. Non solo: i sistemi informatici di questo genere aiutano a pianificare l’approvvigionamento in maniera tale da evitare gli sprechi o i vari errori che si commettono tradizionalmente in questa fase. Un discorso molto simile riguarda anche la successiva distribuzione delle merci situate nel magazzino.
Inventario del magazzino: ma cos’è?
Si tratta di un elenco provvisto di tutti i dettagli dei vari oggetti che un’azienda conserva nel proprio magazzino. Questi articoli vengono raggruppati negli inventari basandosi su delle categorie omogenee. Successivamente devono essere classificati e valutati basandosi sulle loro caratteristiche.
Il valore di questi prodotti viene successivamente iscritto nel bilancio aziendale e rappresenta un costo che va ad influire sulla redditività dell’impresa stessa. Proprio per questa ragione, un errore in questa voce di bilancio potrebbe comportare un ventaglio di problematicità non indifferenti, costringendo l’azienda a dover trovare rimedio in qualche modo. Meglio evitare che questo accada, no?
I software aiutano non solo a fare l’inventario, ma persino a verificarne i livelli e stabilire che le caratteristiche dei prodotti restanti coincidano con i vari dati immessi nei sistemi informatici interni all’azienda. Si tratta, quindi, di ciò che si può a tutti gli effetti considerare come un lavoro a 360°. Tra le altre azioni svolte da questo tipo di sistema bisogna ricordarsi di:
• L’individuazione delle merci scadute oppure di quelle che si trovano in una fase di deterioramento;
• Il controllo degli stock obsoleti;
• L’analisi delle merci che occupano lo spazio nel magazzino generando delle inutili spese di stoccaggio, che potrebbero essere allocate in altri modi;
• La ricerca delle incongruenze d’inventario, dovute principalmente agli errori degli operatori oppure a quelli di altri sistemi informatici;
• L’aiuto nella conservazione e nella catalogazione delle merci, cosa che permette di non perderla per via di furti, errori, smarrimenti o altre cause.
Tipologie d’inventario aziendale: ecco quali
Attualmente esistono diverse categorie d’inventari aziendali da considerare. Principalmente bisogna ricordarsi di tipologie d’inventari come:
Annuale
Quest’ultimo viene realizzato soltanto una volta all’anno al momento della chiusura del bilancio, cosa che in Italia avviene nei primi giorni di gennaio. Tali inventari sono comuni a quelle ditte che non dispongono di grandi quantità di merci stoccate.
Ovviamente, l’inventario annuale include numerosi svantaggi. Uno di questi è l’individuazione delle incongruenze nell’inventario, fintanto che l’analisi dello stesso viene svolta una sola volta nell’arco di un anno. I sistemi informatici aiutano molto in questo caso, poiché permettono di fare l’inventario in una maniera decisamente più frequente. Questo, a lungo andare, si traduce nella possibilità d’individuare gli eventuali errori e limitare le spese inutili.
A rotazione
Questo tipo d’inventario viene fatto in maniera periodica (settimanalmente, mensilmente, trimestralmente e così via) a seconda di quelle che sono le specifiche esigenze dell’impresa. In generale questo tipo d’inventario viene fatto nei periodi di poca attività allo scopo di catalogare tutti i prodotti che sono stoccati nel magazzino stesso.
Permanente
Tra le varie tipologie d’inventario non ci si può dimenticare di quello permanente, che forse rappresenta anche la categoria più importante. Quest’ultimo viene svolto spesso ed è proprio in questa tipologia che vengono ampiamente usati i software informatici per l’analisi dello stoccaggio.
Tali sistemi possono analizzare senza troppe difficoltà i movimenti delle merci senza alcuna necessità d’interrompere l’attività stessa. Grazie agli accessori di questo genere diventa possibile intervenire in una maniera particolarmente mirata al fine di comprendere se nello stoccaggio ci sono degli eventuali errori e come risolverli.
L’uso dei simili sistemi informatici, inoltre, aiuta a semplificare in maniera considerevole tutto il lavoro svolto dall’ufficio acquisti. Non solo: i software utilizzati per tale scopo si possono impostare per il controllo automatico delle merci in uscita oppure in ingresso fornendo al WMS (Warehouse Management System) i dati utili per svolgere l’aggiornamento dell’inventario.
Fare l’inventario: ecco come
Quando ci si appresta a fare l’inventario è sempre meglio eseguire tutti i passaggi in maniera tale da non sbagliare nulla. In questo modo sarà possibile evitare gli errori e completare il lavoro.
Tra i passaggi da svolgere per fare l’inventario senza sbagliare spiccano i seguenti:
1) La determinazione della metodologia, da cui dipende anche l’analisi delle scorte che vengono immagazzinate. Come si può ben intuire, si cerca di capire quali sono le scorte che saranno catalogate nell’inventario e di come queste saranno raggruppate (per volume, per unità, per valore economico oppure per il peso).
Quando si stabiliscono questi parametri si può passare alla fase successiva: l’analisi ABC in modo da classificare le scorte in relazione al turnover.
2) A questo punto si può procedere alla formazione degli operatori. Gli impiegati dell’azienda, difatti, devono sapere come lavorare in modo giusto. A loro vanno forniti gli strumenti con cui fare l’inventario. Nel caso si utilizzassero i sistemi informatici, sarebbe opportuno spiegare ai dipendenti come usarli, cosa fare e cosa non fare in maniera tale da evitare eventuali errori.
3) Si consiglia, inoltre, di approfittare dei momenti di bassa attività, in quanto rappresentano i periodi maggiormente indicati per fare l’inventario. Non c’è troppa pressione sui dipendenti e le azioni svolte non vengono limitate solo alle fasi operative del magazzino. I maggiori professionisti mondiali che svolgono delle attività di questo genere consigliano di fare l’inventario proprio in questi periodi, in modo da poter tenere sotto controllo più fattori.
4) C’è un altro step da rispettare: l’avviso ai fornitori. Fare l’inventario, difatti, può paralizzare sia l’uscita che l’ingresso delle merci. Per questo è necessario avvisare i fornitori, affinché possano adeguarsi alla realizzazione dell’inventario e non mandino delle nuove merci proprio mentre vengono catalogate quelle stoccate.
5) Infine, non bisogna dimenticarsi di tutto ciò che riguarda il controllo dei documenti e degli strumenti usati nella gestione dell’inventario. In particolare, la documentazione utile va preparata in anticipo, onde evitare i problemi che spesso e volentieri sorgono all’ultimo minuto costringendo il team di lavoro a correre ai ripari. Questo vale anche per i dispositivi utilizzati, che devono essere preparati e controllati, affinché funzionino bene per non creare problemi.
Inventario: cartaceo, Excel o WMS?
A seconda delle esigenze dell’azienda, è possibile scegliere vari supporti per la compilazione dell’inventario. Una prima scelta va fatta in merito alla tipologia: è meglio un catalogo digitale oppure cartaceo? Nell’ultimo periodo si preferisce farlo digitale per via dei vari vantaggi offerti. Successivamente bisogna fare una scelta sul tipo d’inventario digitale: affidarsi a Excel oppure a un software di gestione (WMS)?
Bisogna comunque dire che gli inventari cartacei sono quelli più semplici da realizzare. Vengono fatti in una maniera piuttosto veloce e l’esecuzione del lavoro non costa molto, anche se richiede più tempo.
Di contro, la realizzazione dei supporti di questo genere rischia di esporre l’azienda a un gran ventaglio di problemi. Per esempio, usando gli inventari cartacei si aumenta la probabilità degli eventuali errori umani.
La possibilità che accada un errore umano viene minimizzata nel caso dell’uso dell’inventario digitale. Per esempio, usando i fogli di calcolo Excel sarà possibile usufruire di un po’ di automazione.
In questo caso si possono persino utilizzare varie estensioni che possono ricevere i dati dagli scanner dei codici a barre: così viene accelerato tutto il processo d’inserimento dei dati. Usando i fogli Excel è si può usufruire di una maggiore precisione rispetto agli inventari cartacei, ma a lungo andare non viene garantita una sufficiente precisione nel controllo delle scorte presenti a magazzino.
I software WMS, utili per la gestione delle scorte, permettono sia di controllare l’ubicazione dei prodotti che i dati dell’inventario. Non a caso, tali programmi vengono ampiamente impiegati proprio da quelle aziende che hanno bisogno di qualità, precisione e velocità d’uso.
Inventari con WMS: i vantaggi
Grazie a questi programmi è possibile fare l’inventario senza commettere errori di alcun genere. L’approccio dei software di questo tipo punta sulla precisione. Le aziende che gestiscono un grande numero di prodotti non ne possono fare a meno, in quanto i calcoli delle scorte sono tantissimi.
I sistemi avanzati di questo genere svolgono varie azioni complesse al posto dell’essere umano ed è anche per questa ragione che ancora oggi varie ditte, soprattutto piccole e medio-piccole, preferiscono affidarsi al cartaceo oppure all’Excel, con tutti i problemi che potrebbero derivarne.
Secondo le stime effettuate, però, ben presto tale scenario dovrebbe cambiare, anche per via delle maggiori funzioni che i sistemi WMS offrono rispetto al cartaceo o all’Excel. Il settore relativo allo stoccaggio delle merci nei magazzini sta già cambiando rapidamente. Sempre più imprese si affidano a software studiati appositamente per la gestione dell’inventario.
Inventario con i prodotti dotati dei codici a barre
Ogni inventario viene condizionato dal sistema d’identificazione delle merci. Tali sistemi sono molto variabili spaziando dal comune scanner dei codici a barre fino ai tag RFID.
Al giorno d’oggi i codici a barre restano il sistema d’identificazione di prodotti più utilizzato nel mondo: è poco costoso, efficiente e universale. Tale codice viene letto da un apposito dispositivo di riconoscimento e il trasferimento delle informazioni avviene in una maniera pressoché istantanea. I dati vengono trasmessi al software WMS usando le onde radio e diventa possibile controllare la presenza delle merci nel magazzino direttamente dal terminale.
In alternativa esistono gli inventari con le etichette RFID (Radio Frequency IDentification), caratterizzate da una maggiore velocità di operazioni. Alla base di questa tecnologia ci sono le onde radio, utili per la trasmissione delle informazioni relative a un articolo.
Ogni prodotto include un’etichetta che può memorizzare questi dati, che successivamente potranno essere modificati. Tra i vantaggi spicca la non necessità di usare lo scanner per effettuare la “lettura” del prodotto.
Inventario: ecco perché è importante che venga fatto bene
Con un inventario fatto bene è possibile minimizzare i costi e aumentare i profitti e le soluzioni digitali, come i tag RFID, permettono di rendere quest’operazione particolarmente veloce oltre che rapida. Per questo conviene affidarsi a delle soluzioni innovative, che possono fornire una marcia in più all’azienda.
Occorre farlo il prima possibile, in modo da migliorare subito l’aspetto logistico della propria attività e restare così al passo con i tempi, che del resto è un vero e proprio imperativo per tutte le aziende con una mentalità vincente.
