Las nuevas tecnologías digitales desempeñan un papel verdaderamente fundamental en la vida cotidiana de cualquier persona, en todos los ámbitos posibles. Esto también es válido en un contexto profesional, en el que gracias a la tecnología digital el concepto de trabajo se ha ampliado, convirtiendo el espacio físico en «virtual» a través del principio del Smart Working. Esto significa que la comunicación y la colaboración se liberan de una ubicación operativa física.
En este artículo, por tanto, veremos juntos cómo pueden incorporarse las nuevas tecnologías a los modelos organizativos actuales, y claramente cuáles son estas tecnologías en la práctica.
Sommario
Modelos organizativos y nuevas tecnologías digitales
Incluso antes de embarcarse en cualquier actividad de Smart Working, debe llevarse a cabo un cuidadoso análisis de los equipos tecnológicos disponibles. Esta fase es fundamental para comprender la viabilidad real del proyecto y evaluar si es necesario introducir nuevas herramientas. Por el contrario, incorporar nuevas tecnologías de la información sin tener en cuenta las repercusiones en los modelos organizativos podría resultar un error.
Hablamos de una situación que, por cierto, solía darse con bastante frecuencia en el pasado, y que corría el riesgo de no explotar plenamente el potencial de tales herramientas innovadoras, ni siquiera de comprender el impacto que tenían en el comportamiento de las personas. Por cierto, además del Smart Working, la introducción de competencias y tecnologías digitales es imprescindible para sentar las bases de futuras iniciativas que puedan provocar cambios en el propio modelo organizativo.
En otras palabras, la principal dificultad no reside tanto en la introducción de las nuevas herramientas o en su elección, sino en encontrar la manera de que se utilicen de la forma adecuada. El objetivo, por tanto, es que las tecnologías digitales influyan positivamente en nuestra forma de trabajar, para crear colaboraciones más atractivas y maduras y relaciones innovadoras.
Trabajo inteligente: áreas tecnológicas
Las tecnologías digitales Smart Working permiten un tipo de trabajo más flexible para las personas, y este concepto es válido tanto dentro como fuera de las instalaciones de la empresa. Podemos agrupar estas tecnologías en cuatro grandes familias:
En este primer grupo encontramos todas aquellas herramientas útiles para facilitar los flujos de comunicación. El objetivo de estas herramientas es crear oportunidades innovadoras de relación, intercambio y colaboración. Entre las principales están las videoconferencias y las herramientas de mensajería instantánea. El uso correcto de estas tecnologías conduce a una mejor interacción entre colegas y clientes, y por tanto a una comunicación y colaboración renovadas entre personas que no tienen por qué estar necesariamente en el mismo lugar físico. Las ventajas de la colaboración social son evidentes e innegables. Para los empleados, encontramos implicaciones organizativas positivas en su vida cotidiana. Para las empresas, en cambio, se reducen los costes relacionados con los viajes.
– Seguridad.
En la segunda familia encontramos tecnologías que permiten el acceso flexible e inmediato con cualquier dispositivo a un entorno que contiene datos, aplicaciones e información, de forma totalmente segura. Todo ello preservando claramente la integridad de dichos datos. En este grupo se incluyen tanto herramientas más tradicionales como las VPN (redes privadas virtuales) como otras basadas en la virtualización en la nube. A la hora de implantar un proyecto de Smart Working, es de vital importancia que se pueda garantizar un canal realmente seguro para el acceso remoto. Hablamos, por tanto, de soluciones esenciales destinadas a proteger los datos enviados y recibidos, que en un principio sólo adoptaban las grandes organizaciones, pero que ahora también son necesarias para las pequeñas y medianas empresas. Este es uno de los apartados más importantes a tener en cuenta, porque además de las herramientas, también hay que formar a fondo a los empleados para que sean conscientes de la importancia de los comportamientos correctos. De hecho, el error de un individuo puede comprometer la integridad de todo el sistema.
– Movilidad.
Hablamos de dispositivos que ya están presentes de forma casi natural en todos los hogares y que permiten acceder a servicios profesionales en movimiento. Hablamos, por tanto, de smartphones, PC, portátiles y tabletas que pueden utilizarse para trabajar desde casa o desde cualquier lugar. Aunque el uso de estas herramientas ha aumentado considerablemente en los últimos años, no siempre son suficientes para el trabajo habitual. Esto afecta claramente a la forma en que se organiza este trabajo. La razón es muy sencilla: muy a menudo los dispositivos se asignan en función del estatus profesional, y no de las necesidades específicas reales. Una solución a este problema podría venir de las políticas de » traiga su propio dispositivo», que prevén el uso de herramientas informáticas personales por parte de los empleados, sujeto a acuerdos especiales. Esta solución ofrece un valor añadido que no debe subestimarse, a saber, que estas herramientas personales no requieren una fase inicial de aprendizaje porque ya son bien conocidas por los usuarios.
– Tecnología del espacio de trabajo.
La cuarta familia incluye tecnologías que permiten el uso más flexible y eficaz de los entornos físicos. Esto no sólo permite una mejor usabilidad, sino que también mejora la calidad de la vida laboral en las instalaciones de la empresa, lo que redunda en beneficio de la productividad y el rendimiento de los empleados. Entre estos instrumentos se encuentra sin duda el conexiones inalámbricasEl herramientas de videoconferencia o i sistemas de impresión centralizadosque le permiten operar cada impresora sólo introduciendo sus propias credenciales emitidas por el administrador del sistema, o alternativamente confirmando el proceso de impresión sólo con su ID de empresa.
Tecnologías digitales e implantación en las empresas
En las grandes empresas, exista o no el smartworking, ya se utilizan ampliamente determinadas tecnologías digitales que permiten el trabajo a distancia. Entre ellos figuran, en particular, los relacionados con la seguridad y la accesibilidad a los datos desde lugares remotos y desde distintos dispositivos. Un ejemplo típico son las aplicaciones móviles especialmente diseñadas. Con la misma frecuencia podemos encontrar también servicios de «colaboración social», que se integran para apoyar el intercambio de conocimientos y la colaboración entre empleados.
Sin embargo, se utilizan mucho menos las tecnologías relacionadas con el espacio de trabajo, que facilitan el uso de los entornos y favorecen el llamado trabajo móvil dentro de los locales de la empresa. El gran problema, sin embargo, no reside tanto en la difusión de todas estas tecnologías como en la capacidad real de su uso, que en algunos casos ni siquiera es suficiente para permitir el desempeño normal de las actividades laborales en el Smart Working. En cualquier caso, un equipamiento tecnológico estándar suele incluir:
– Portátil
– Red privada virtual (VPN)
– Servicios de colaboración social
Sin embargo, sólo cuando es estrictamente necesario se introducen dispositivos para el trabajo móvil, como teléfonos inteligentes y tabletas.
Trabajo inteligente: límites culturales y tecnológicos
El trabajo inteligente también implica inevitablemente un cambio cultural bastante profundo, que sigue siendo un obstáculo en el estado actual de las cosas, aunque haya ido disminuyendo con el tiempo. Sin embargo, hasta la fecha han surgido algunos problemas críticos y ciertas barreras que limitan el potencial real de las nuevas tecnologías digitales.
Entre los principales obstáculos figuran, por ejemplo, una transformación digital que aún no se ha completado. Analizando la situación en términos más generales, podemos ver cómo Europa nos considera rezagados en transformación digital. Hablamos de límites de mentalidad que conducen al segundo gran obstáculo, el de la falta de eficacia de la colaboración virtual.
En otras palabras, se cree poco en el sistema y, en consecuencia, la calidad del trabajo se resiente. Sin embargo, incluso cuando el equipamiento tecnológico inicial aún no está al nivel adecuado, sigue siendo apropiado iniciar un proyecto de Smart Working. De hecho, sólo actuando sobre el terreno es posible poner de relieve qué herramientas y aplicaciones necesitará la empresa para trabajar plenamente en esta modalidad.
