Cómo crear etiquetas funcionales para la oficina cambiante

«El mundo está cambiando y con él cambia también la forma en que estamos acostumbrados a trabajar». Hermano Italia

Las etiquetas funcionales e inteligentes pueden aligerar la carga mental y operativa en oficinas y despachos profesionales, mejorando la dinámica de trabajo y la comunicación interna y externa.

Además de facilitar y agilizar la recuperación de documentos, archivos y carpetas, ahorrando un tiempo precioso, hace más fluida la gestión de expedientes, pedidos, logística, venta al por menor y almacenamiento mediante el uso de un único dispositivo que es modular y puede interconectarse con todas las arquitecturas de gestión.

La premisa básica para lograr estos objetivos es utilizar unetiquetadora de alta calidadque integra todas las características necesarias como velocidad de impresión, durabilidad, facilidad de uso, alta conectividad (Network Connectivity, Wi-Fi, Bluetooth, MFi – Made for iPhone, Airprint) y tecnologías compatibles con todos los dispositivos sin problemas.

Qué características técnicas debe tener una etiquetadora de oficina

• Transferencia térmica;
• Impresión en dos colores para resaltar los títulos y subtítulos de las carpetas;
• Excelente autonomía de consumibles;
• Cortadora automática para agilizar las operaciones.

Modelos recomendados: Brother serie QL-800

La elección de impresoras de etiquetas puede recaer en los modelos de la serie QL-800 de Brother: perfectas para imprimir etiquetas de productos, señalización, precios, direcciones, organización de oficinas, códigos de barras, qrcode, con impresión inalámbrica también desde dispositivos móviles; vienen con el software propietario de diseño de etiquetas P-Touch con funciones de importación de bases de datos.

Aquí puede leer la
guía general sobre etiquetadoras
con información y consejos también sobre transferencia térmica y consumibles.

Pida consejo sobre las etiquetadoras adecuadas para su oficina

¿Cómo etiquetar documentos y carpetas en la oficina? 3 Buenas prácticas

• Primero el resumen: no utilice más de cuatro palabras por etiqueta y utilice un tipo de letra legible;
• El título debe ir en mayúsculas para resaltar de qué trata, seguido del subtítulo. Las etiquetas deben ser legibles incluso a distancia;
• Las etiquetas deben justificarse en el centro, para que se capten inmediatamente en el campo de visión.

¿Qué especificaciones deben tener las etiquetas para la Oficina

• No sólo la señalización, sino todas las etiquetas deben ser lo más claras y legibles posible;
• Larga duración: prefiera etiquetas con tintas resistentes y duraderas;
• Las etiquetas con códigos QR son muy importantes en la organización de almacenes y la logística, y confieren un aspecto muy profesional;
• Longitud personalizable en función de lo que haya que etiquetar (carpetas, archivadores, cajones, señalización);
• Posibilidad de crear e imprimir desde PC, Tablet o Smartphone;
• Resistencia al agua, los productos químicos y la luz solar (también se aplica a los interiores en función de la exposición de las etiquetas a la luz exterior de las ventanas).

Nuestro consejo:

Las etiquetas P-Touch son perfectas para una larga duración y para su uso en interiores y exteriores.

Solicite más información.

Utilidad de código de barras para archivar documentos automáticamente

Con la aplicación Barcode Utility, puede escanear, gestionar y archivar documentos empresariales con códigos de barras de forma rápida y sencilla. Una solución diseñada para ahorrar tiempo y dinero: el archivado y la búsqueda retrospectiva de documentos se harán rápidamente. Y si el código de barras no está ya en el documento, puede producirse utilizando las impresoras de etiquetas Brother.

La opción ideal para quienes tienen que gestionar documentos y archivos

• Mejorar la captura, indexación y seguridad de los flujos de trabajo documentales es clave para agilizar el flujo de trabajo dentro de una oficina o empresa. La transición de los procesos basados en papel a los flujos de trabajo digitales es la clave del éxito de cualquier empresa.
• Los servicios de escaneado y archivado de Brother ofrecen la mejor solución para la gestión de documentos y archivos electrónicos, con soluciones personalizadas y fáciles de usar.
• Barcode Utility es la solución ideal para optimizar grandes volúmenes de escaneado y para quienes buscan una solución de software sencilla que pueda integrarse fácilmente en el flujo de trabajo corporativo.

Fuente: Hermano Italia

¿Las mejores etiquetadoras para oficinas? Modularidad

Gracias a la facilidad de uso de los nuevos modelos de etiquetadoras, ahora es posible mejorar la dinámica interna y la gestión de la oficina y la consulta.

Desde los pequeños envíos hasta la señalización de Covid, pasando por la logística, la gestión de almacenes o la ordenación de carpetas y documentos esenciales, el etiquetado puede cambiar concretamente nuestra vida laboral, y para mejor.

Los primeros efectos de este cambio serán la recuperación del tiempo, gracias a tenerlo todo a mano. De hecho, mientras que la digitalización de documentos con archivo de datos ha marcado un verdadero hito en la gestión documental contemporánea, el etiquetado funcional representa una evolución en la capacidad de gestión general de las oficinas.

Poner nombre a las cosas para poner orden funciona

«En nuestra época, el mundo que nos rodea está troceado en fragmentos mal coordinados, mientras que nuestras vidas individuales están fragmentadas en una sucesión de episodios mal conectados». Zygmunt Bauman

Etiquetar significa «asignar un nombre estratégico» a las cosas y también identificar para recordar la información a la que se hace referencia (Treccani.it); se utiliza para poner orden y recuperar rápidamente documentos, productos y todo aquello que no puede almacenarse digitalmente.

En una economía integrada, es importante contar con lo que los sociólogos llaman «tiempo líquido»: la capacidad de pasar sin problemas y sin superestructuras innecesarias entre lo analógico y lo digital, por ejemplo.

El perfecto, fluidez entre los datos informáticos y los datos físicos se convierte en el eje de una política de gestión que busca la concreción, la resolución rápida de los problemas: la recuperación de cualquier información, a partir de cualquier soporte, ya sea físico o digital, se convierte en una herramienta importante en términos de ventaja competitiva.

El abusado pero siempre actual dicho «el tiempo es oro» nunca ha sido tan cierto en la era de la sociedad líquida; si el concepto pudiera adquirir un significado crítico para un estudioso como Zygmunt Bauman, que ha dedicado gran parte de su vida a la sociología del trabajo, interpretándolo, en cambio, desde el punto de vista de la organización del espacio de trabajo, éste se convierte en símbolo de eficacia; es decir, encontrar lo que se necesita y pronto, casi de inmediato, gracias a una organización basada en un etiquetado preciso, claro y legible, donde los recorridos en las zonas comunes están establecidos y regulados de forma ejemplar.

Etiquetado para simplificar los procesos

Un buen etiquetado (combinado con una gobernanza transparente) puede hacer más sencillos y legibles entornos complejos como las oficinas administrativas o comerciales.

Las etiquetadoras, en esencia, contribuyen a facilitar la comunicación en la oficina, mejorando la dinámica de trabajo al ofrecer una especie de «gps de comportamiento» y una arquitectura de elección (señalización de varios tipos – espaciado Covid), proporcionando información útil de forma inmediata y clara.

«Los obstáculos a la navegabilidad reducen la libertad, aunque las personas conserven la libertad de elección. La arquitectura elegida, cuando es útil, favorece una navegación sencilla.» Cass. R. Sunstein ‘On Liberty’ (Facultad de Derecho de Harvard)

Etiquetas para mejorar el conocimiento de la marca y la identidad corporativa

Desde la oficina hasta el estudio, es importante que su nombre, en términos de marca, sea claramente visible para que se le reconozca y se le identifique con los servicios que ofrece. Las impresoras de etiquetas de oficina están diseñadas para imprimir con claridad los logotipos que deben colocarse en todas las etiquetas, incluidas las dedicadas a la rotulación, con el fin de personalizar la misión empresarial y corporativa.

Qué tener en cuenta al comprar una etiquetadora de oficina

Sin duda, la «modularidad». De hecho, lo que se necesita es un dispositivo capaz de interfaz con todos los dispositivos disponiblesdel PC al smartphone, por ejemplo, y poder trabajar en cualquier entorno, mediante un proceso de impresión capaz de producir distintos tipos de etiquetas, adaptables a las necesidades específicas de la oficina y el estudio profesional.

Por tanto, la finalidad de las etiquetadoras de oficina es:

• Simplifique la dinámica de trabajo e interactúe con todos los programas y bases de datos, desde el almacén hasta la gestión;
• Etiquete las zonas donde deben esperar los clientes, invitados, compañeros de trabajo (por ejemplo, los que llegan para una entrevista, un proveedor, un repartidor, etc.);
• Facilitar el flujo de trabajo, con un importante ahorro de tiempo y costes en la formación del personal en múltiples herramientas;
• Ahorre en dispositivos teniendo un único punto de contacto que pueda comunicarse con todos los dispositivos.

Leer quién, qué, cómo, cuándo

La impresora de etiquetas para entornos profesionales y de oficina:

• Imprima etiquetas duraderas y de calidad, también en rojo y negro y para cualquier contexto;
• Dialoga con todo tipo de archivos digitales y bases de datos;
• Imprima etiquetas claras y visibles a distancia en cualquier formato y para cualquier aplicación;
• Imprima con cualquier tipo de conexión y desde cualquier dispositivo (móvil, PC, tableta).

Sobre todo, ahorra dinero y tiempo al evitar la necesidad de adquirir varias máquinas: aetiquetadora de buena calidad es capaz de atender las principales necesidades de una oficina, incluidos el archivo analógico, la logística y el almacenamiento, integrándose perfectamente en la lógica de la «oficina inteligente», un cambio de oficinamodular, inteligente y fluida.

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Somos un actor central en la distribución mayorista de TIC y uno de los principales actores a escala nacional en el mercado de la distribución de productos informáticos y tecnológicos. Una característica clave y una ventaja competitiva es la selección de las mejores marcas y productos en las categorías de productos más populares.

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