Guía de transformación digital para hacer crecer su negocio: flujos de trabajo

¿Qué es la transformación digital? Se trata de un proceso, ante todo cultural y tecnológico, en el que los flujos de trabajo y los entornos se transforman fundamentalmente para mejorar la eficiencia y la productividad de las empresas.

«Es hora de que las PYME inviertan en tecnologías y soluciones innovadoras para aumentar la productividad de las empresas y responder a las nuevas exigencias del mundo laboral». Brother.es

La transformación digital responde básicamente a estas 2 preguntas:

1. 1. ¿Cómo mejorar la forma de trabajar en las PYME?
   2. ¿Cómo eliminar los obstáculos que impiden alcanzar los resultados deseados?

Transformación digital aliada de su negocio

La Transformación Digital actúa orientando las dinámicas profesionales y los estilos de vida de las personas hacia una mejor gestión de la experiencia, la eficiencia operativa, la experiencia del cliente, la innovación de productos y servicios, a través de tecnologías que afectan a todo el flujo de trabajo, la nube, la seguridad de los datos, la analítica y la sostenibilidad.

Una tendencia que, a estas alturas, domina e influye en la vida de todos; desde el Aprendizaje Automático a laInteligencia Artificial, pasando por la cuestión de la Gestión de Datos y la Seguridad de la Información, la transformación en curso afecta a toda la sociedad y la política, en un mundo dominado por lo digital.

Comprender el fenómeno significa dotarse de las herramientas adecuadas para el cambio, las que pueden ofrecer a empleados, clientes/usuarios el entorno ideal para lograr los resultados empresariales adecuados.

Por eso, si aún no lo has hecho, deberías empezar a replantearte tu negocio en términos de Transformación Digital.

Descubra las tecnologías que están en el corazón de la innovación digital

El informe

Un reciente informe de Brother junto con Savanta, destacaba cómo la Transformación Digital es ahora el coeficiente del punto de inflexión económico y social del siglo XXI, a través de la adaptación de las tecnologías empresariales y la mentalidad asociada al trabajo.

Cómo se realizó el Informe

El informe Brother se ha basado en 893 encuestas en línea a responsables de la toma de decisiones empresariales y de TI, que trabajan en PYME de entre 10 y 499 empleados de distintos mercados de Europa Occidental.

La investigación de campo se llevó a cabo en 2019 y principios de 2020. Las encuestas se dividieron a partes iguales entre responsables de la toma de decisiones empresariales (448) y responsables de la toma de decisiones informáticas empresariales (445), ambos a nivel estratégico.

Sectores encuestados: Sanidad – Comercio minorista – Logística – Hostelería y alojamiento – Transporte y almacenamiento – Servicios profesionales – Industria manufacturera – Servicios financieros – Educación – 51 Construcción y se realizaron otras encuestas en otros sectores, como la energía, la farmacia, la agricultura, la defensa, la propiedad y el sector inmobiliario, el deporte y el ocio.

Palabra clave: gestión del flujo de trabajo digital

La gestión de los flujos de trabajo digitales es un requisito previo fundamental para la transformación completa de la actividad profesional, con el fin de obtener resultados satisfactorios y competitivos en consonancia con las necesidades expresadas por el mercado moderno.

Brother con sus 4 informes detallados nos guía para descubrir las oportunidades y la importancia de formar parte de la Transformación Digital en curso, en primera instancia a través de la transformación (y mejora) de los flujos de trabajo.

Descargar el informe

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Flujos de trabajo digitales para mejorar la dinámica de su empresa

El objetivo de toda empresa para alcanzar los resultados previstos a principios de año es ser cada vez más eficiente y, en consecuencia, lograr una mayor rentabilidad.

La gestión del flujo de trabajo está en el centro de la cuestión de la eficiencia, ya que gran parte de los obstáculos de las PYME se derivan de esta última.

A través de las mejores prácticas, casos prácticos y el conocimiento de las tecnologías adecuadas, descubrirá cómo agilizar las actividades burocráticas que ralentizan los procesos empresariales y obtener ventajas competitivas con las inversiones adecuadas.

• Descubra el renting operativo para obtener la tecnología para su empresa por una cuota mensual reducida y ampliable.

De hecho, el Informe constata que «un alto porcentaje de PYME se enfrenta a problemas relacionados con la tecnología digital que obstaculizan la consecución de sus objetivos empresariales.»

Los 5 principales obstáculos en las prioridades empresariales:

1. Dificultades para mantenerse al día de las normas vigentes (62%);
2. Dificultades para garantizar la seguridad de los datos (65%);
3. Digitalización de los procesos manuales (66%);
4. Pérdida de tiempo por duplicación de trabajo entre sistemas (63%);
5. Falta de competencias necesarias en la empresa (64%).

Italia y la transformación digital: proceso clave para 2/3 de las empresas

En Italia, el 68%, aproximadamente dos tercios, de las empresas afirman haber digitalizado sus flujos de trabajo, perdiendo de vista, sin embargo, el verdadero potencial de la digitalización: la clasificación y el escaneado de documentos, que son lentos e ineficaces.

Los documentos incluyen historiales médicos, documentos legales, correo, que a menudo se clasifican manualmente y que las empresas desearían tener clasificados automáticamente.

El 60% de las empresas pierde tiempo en tareas administrativas como «capturar, identificar y almacenar datos que podrían automatizarse con soluciones inteligentes para el puesto de trabajo»; soluciones que, para el 65% de las empresas, facilitarían el trabajo en múltiples sistemas, en los que, de hecho, se duplican los esfuerzos.

Un verdadero obstáculo para el crecimiento de los beneficios y la productividad de las empresas.

Soluciones inteligentes para la Transformación Digital: las impresoras «todoterreno

Hacer que los flujos de trabajo sean más inteligentes, fluidos y rápidos es posible con tecnologías como las impresoras multifunción y los escáneres que se integran:

• Personalización completa del diseño visual de la pantalla táctil del dispositivo;
• Adición de fondos e iconos personalizados para la marca y la identificación;
• Creación de flujos de trabajo a medida, incluidos destinos de «escaneado a» personalizados.

Esto es posible gracias a soluciones que engloban en una sola aplicación 4 tecnologías fundamentales para las PYME , como son:

1. Identificación y archivo automáticos de documentos escaneados;
2. Introducción de escenarios automatizados basados en reglas (por ejemplo, ejecuciones basadas en la aparición de condiciones) que pueden mejorarse continuamente mediante el aprendizaje automático y la inteligencia artificial;
3. Reconocimiento de caracteres de textos escaneados para crear archivos editables;
4. Sistemas integrados desarrollados por terceros, como los asistentes digitales.

• ¿Quiere saber más? Póngase en contacto con nosotros para obtener asesoramiento experto gratuito y mejore inmediatamente sus flujos de trabajo con mejores tecnologías de impresión.

En qué quieren invertir las PYME: resumen

El objetivo de todas las PYME encuestadas es agilizar los flujos de trabajo mediante reglas automatizadas que ofrezcan, por ejemplo, la identificación y el archivo automáticos de documentos escaneados.

Esto es posible gracias al aprendizaje automático y la inteligencia artificial que actúan a través del reconocimiento de caracteres y los asistentes digitales.

La interfaz de usuario personalizada, esencial para optimizar los flujos de trabajo

Brother ha desarrollado Custom UI, una herramienta de control (en italiano) que permite personalizar de forma rápida y sencilla el panel de control táctil de las impresoras multifunción y escáneres Brother.

Qué hace la interfaz de usuario personalizada

Mejore el flujo de trabajo, reduzca los errores y acelere la impresión y el escaneado con la solución de personalización del panel táctil específico.

4 Casos prácticos de transformación digital

1. Correo eficiente con un flujo de trabajo simplificado

Problema: La necesidad de una empresa que se ocupa del correo y los envíos postales era aumentar la velocidad operativa.

Solución: Gracias ala interfaz personalizada de Brother , la empresa pudo preconfigurar un sistema de envío automático de documentos digitalizados, lo que se tradujo en un aumento de los ingresos gracias a una mayor eficiencia.

2. Caso práctico: simplificar y personalizar el flujo de trabajo

Problema: Una autoridad pública necesitaba simplificar el flujo de trabajo y mejorar la productividad de los usuarios.

Solución: Gracias a una solución fácil de usar basada en la interfaz de usuario personalizada, fue posible procesar automáticamente cualquier documento dentro del flujo de trabajo en función de las necesidades de la empresa.

3. Estudio de caso: ahorrar mediante la automatización

Problema: La necesidad de una empresa de transportes era conectar su documentación logística con el software SAP, permitiendo vincular cada documento a un proceso específico.

Solución: Con Barcode Utility de Brother, la empresa simplificó el proceso y ahorró hasta 15.000 euros al año en costes logísticos.

4. Estudio de caso: máxima eficiencia en la producción

Problema: acumulación de atrasos y pérdida de tiempo de una empresa de fabricación sin un sistema eficaz para escanear las hojas de trabajo.

Solución: Gracias al escáner inalámbrico de sobremesa Brother ADS -2800W integrado con el software Barcode Utility, el proceso se ha vuelto más rápido, preciso y eficaz.

Resultados que llevaron a la empresa a un ROI (Retorno de la Inversión) más rápido, un ahorro inmediato de dos días laborables al mes y un flujo de trabajo mucho más ágil.

Qué puede hacer con la Utilidad de códigos de barras

La utilidad de código de barras es una tecnología que le permite:

• Dirija los datos escaneados a las carpetas y procesos organizativos pertinentes;
• Cambie el nombre de los archivos automáticamente gracias a la información del código de barras;
• Guarde automáticamente los documentos escaneados en un archivo estructurado.

Cómo la tecnología está cambiando nuestra forma de trabajar

Entre las innovaciones más significativas relacionadas con la forma de trabajar actual está el reconocimiento de caracteres. Este último permite que las impresoras multifunción y los escáneres generen escaneados editables que el personal puede modificar fácilmente.

Esto reduce la duplicación de actividades laborales y aumenta la productividad.

Entre las profesiones más sensibles a los problemas se encuentran las de los sectores sanitario y jurídico, ya que alrededor de dos tercios invierten en estas tecnologías y el 56% de todo el panorama empresarial tiene previsto hacerlo en un futuro próximo.

Los actores de la optimización del flujo de trabajo: la IA y el aprendizaje automático

Entre las tecnologías integradas en el proceso de impresión y la optimización del flujo de trabajo se encuentran la Inteligencia Artificial (IA) y el Aprendizaje Automático.

Se trata de campos de innovación emergentes que apoyan directamente la identificación automática y el archivo de documentos escaneados.

Subyace la tecnología IFTTT (If This Then That: ejecuciones basadas en la ocurrencia de condiciones) que permite que todas las aplicaciones se conecten entre sí automatizando los procesos manuales de las empresas.

El aprendizaje automático se integra con los asistentes digitales, que ofrecen ayuda concreta para optimizar los flujos de trabajo con soluciones intuitivas basadas en instrucciones y consejos útiles sobre las acciones que deben realizarse en el momento adecuado.

Son soluciones que permiten centrarse en la parte productiva del trabajo, simplificando y agilizando los procesos, y cada vez más utilizadas por las empresas que quieren estar al día.

• ¿Desea obtener rápidamente soluciones perfectas para su empresa? Póngase en contacto con nosotros para una consulta gratuita.
• Descubra también cómo puede conseguir las tecnologías adecuadas con un ahorro único mediante el arrendamiento operativo.

Hace tiempo, el escaneado manual…

Una cosa del pasado, o casi, ya que, con la evolución de los lugares de trabajo y los sistemas de impresión inteligentes, las empresas punteras están adoptando las soluciones más eficientes para digitalizar los flujos de trabajo.

Hay dos aspectos principales en esta cuestión: disponer de la tecnología adecuada y de personal formado en ella, que sepa utilizar correctamente todas las aplicaciones y dispositivos conectados.

Flujos de trabajo para personal remoto

Por término medio, el 30% del personal empleados de las PYME trabajan hoy a distancia; una tendencia que no disminuirá mucho, ya que es una modalidad que ha aportado varias ventajas: desde el ahorro de costes hasta la posibilidad de que las empresas contraten a talentos que de otro modo quedarían excluidos del proceso de selección.

Entre los beneficios también se encuentran un menor absentismo entre los empleados y más tiempo libre, que, sin embargo, se ven comprometidos por la falta de soluciones tecnológicas adaptadas a la nueva realidad laboral.

Estos problemas provocan la pérdida de un tiempo valioso que, de otro modo, se emplearía de forma más productiva.

Ante estos fallos, las entrevistas con las PYME muestran que algunos trabajadores se ven obligados a recurrir a soluciones alternativas para realizar su trabajo, poniendo en peligro la seguridad de la empresa.

Por eso es esencial que las empresas se doten de sistemas de impresión, escaneado y almacenamiento de datos de alto rendimiento, que permitan a sus empleados acceder a los dispositivos de impresión estén donde estén y que garanticen unos elevados niveles de seguridad.

• Participe inmediatamente en el cambio. Pida las tecnologías y los conocimientos adecuados para su empresa.

Problemas de impresión en el centro de los flujos de trabajo

Como ya se ha mencionado, no hay que subestimar, de hecho un componente central de los flujos de trabajo son los problemas de impresión. De hecho, el 94% de las empresas informaron de un impacto negativo en su negocio debido a problemas de impresión y escaneado, especialmente en relación con el trabajo a distancia.

Ocho de cada 10 PYME afirman tener dificultades para conectar dispositivos personales a las impresoras corporativas.

Al 43% le resulta difícil imprimir y escanear fuera de la oficina, y el 40% no puede imprimir desde su dispositivo móvil.

Cómo resolver los problemas de impresión con el enfoque «A tu lado

Hoy en día, el enfoque de los problemas de impresión en el centro de los flujos de trabajo se apoya en estrategias «A su lado«, como la del grupo Brother, del que Fastbrain Engineering Srl es socio comercial certificado.

Una asociación que nos permite:

• Ayudamos a nuestros clientes a encontrar las soluciones que mejor se adaptan a sus necesidades;
• Revenda productos Brother de la forma más fiable posible;
• Experiencia y asesoramiento en todos los productos y soluciones personalizadas.

Nuestra experiencia en resolver los problemas de los clientes que quieren perfeccionar su viaje de Transformación Digital es el punto fuerte del que partimos para ayudar a las pymes:

• Soluciones escalables adaptadas a las necesidades concretas de las empresas, desde las más pequeñas a las más grandes;
• Acuerdos comerciales sencillos y ventajosos con un mínimo de burocracia, asistencia y garantía
• Consultoría estratégica para optimizar la infraestructura de impresión y la adaptación medioambiental (por ejemplo, oficinas, trabajo inteligente, almacenes, tiendas, logística, etc.).
• Descubra la fórmula del alquiler operativo.
• Póngase en contacto con nosotros ahora y mejore los flujos de trabajo de su empresa.

Qué es la gestión de documentos

La premisa es que los procesos manuales, junto con la duplicación de actividades, como pone de relieve el Informe Brother – Savanta, suponen importantes pérdidas de tiempo para los empleados, ralentizan los flujos de trabajo y la rentabilidad de las empresas.

Por ello, es fundamental solucionarlo con un sistema de impresión inteligente que pueda automatizar los procesos de impresión, a través de un sistema de gestión de documentos, y que además ofrezca a distancia un rendimiento excelente en términos de velocidad, sencillez y calidad de impresión.

Impresión inteligente para optimizar los flujos de trabajo

Un aspecto que ha estado y sigue estando en el candelero, en plena pandemia de Covid -19, es la necesidad de sistemas de impresión más eficientes e «inteligentes».

Trabajo inteligenteque ya no es una novedad sino una forma de trabajar comúnmente aceptada y practicada, necesita tecnologías igual de «inteligentes», es decir, capaces de hacer fluidos y eficaces los flujos de trabajo; esto es posible con el reconocimiento óptico de caracteres y el uso de inteligencia artificial para escanear y archivar documentos.

Hoy en día, las soluciones de impresión están 100% conectadas a Internet, trabajando en sinergia con todos los actores disponibles: desde la IA, como se ha mencionado, hasta el Machine Learning, pasando por la seguridad de los datos empresariales, garantizando la sostenibilidad de los procesos y maximizando la productividad, aspectos también muy importantes para hacer crecer el negocio de las pymes que vamos a en futuros artículos.

Renueve ahora la tecnología de su PYME y vuelva a ser competitiva